第11章 接待与拜访礼仪常识(1/3)
1.接待来访者的原则
接待来访者可以说是日常生活中必不可少的工作。在接待中应注意自己的礼仪表现,做到得体接待来访者。在接待中,一般要注意以下几项原则:
1.对来访者,应起身握手相迎,对上级、长者、客户来访,要起身上前迎候。如果不是第一次见面的同事、员工,可以不起身。
2.不能冷落了来访者。如果自己有事暂不能接待,一定要安排助理或相关人员接待客人。
3.认真倾听来访者的叙述。大多数人是无事不登三宝殿,因此来访者一般都是有事而来,所以要认真听其讲话。
4.不要轻率地对来访者的意见和观点表态,应思考后再作回复,对一时不能作答的,要约定一个时间后再联系。
5.对能够马上答复的或立即可办理的事,应当场答复,迅速办理,不要让来访者等待或再次来访。
6.正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,尽量让助理或他人接待,应尽量避免中断正在进行的接待。
7.礼貌地拒绝来访者的无理要求或错误意见,不要刺激来访者,使其尴尬。
8.要结束接待,可以婉言提出,也可用起身的体态语言暗示对方。
2.接站时应注意哪些礼仪
不管是在机场,还是在车站,接站人员都要时刻注意自己的礼仪表现,给客人一个好印象,让他有宾至如归的感觉。那么,如何接站呢?
1.对于贵宾,要备有其照片。
2.准确掌握客人乘坐的飞机、火车、船舶抵达的时间,如有变化,应及时通知。对提前预订远道而来的客人,应主动到车站、码头、机场迎接。一般要提前15分钟赶到。
3.在前往接站之前,接待人员应先行以大纸明显写出贵宾姓名,由接待人员拿着,顺序接到贵宾。
4.接待人员应熟悉各国人员对颜色的喜好。要考虑到不同国别的客人所能接受的服饰颜色的习惯。
5.西方人在初次见面时的礼节习惯是拥抱、吻颊,应坦然接受,大方应对。而东方人,尤其是日本人一向多礼,在初次见面时,有时会致送一份见面礼,所以,最好预先准备手提袋。
3.待客之道有哪些
1.待客态度热情
客人前来拜访时,主人应以高度的热情来接待。这是对来访客人的尊重。
客人敲门时,应热情起身开门请客人进来,给客人让座,如果拜访在办公室,顺手把桌子上的有关文件及时收拾妥当放入抽屉或盖好。切忌有陌生客人在时,桌上堆满重要文件。一则给人以凌乱感,二则有可能泄密。
对待陌生客人切忌犯“冷热症”。起初不认识就傲慢无礼,得知客人来访目的后,突然变得异常热心,这就是典型的势利眼,这也正是公务员接待工作中的大忌。
2.诚恳挽留客人
如客人提出告辞时,主人应婉言相留,但要看具体对象分别对待。客人执意要走,也要等客人起身告辞时,主人再站起来相送。切忌没等客人起身,主人先于客人起立相送,这是很不礼貌的。
3.对客人的礼物有所表示
如客人随身带有礼物,告辞时非要留下不可。主人对此应有所表示,除了谢意外应请客人下回不再带礼品来。有时,也应回礼给客人。切忌接受礼物时若无其事,受之无愧的样子。也不能说“这礼物家里有好多了”之类的话语,这会使客人感到难堪。
4.送客有礼
本地客人,一般送到大门口,与客人“再见”,并说一些“希望下次再来”的礼貌用语,目送客人远去再返身回屋。如客人刚走出,就“砰”的关上门是很不礼貌的。尤其对初次造访的客人更应热情、周到、细致些。对远方的客人,应送客上车、上船为宜。主人应等车船开了,再挥手告别,以表诚意。
4.拜访的时机要选择好
拜访是日常生活中常见的交往现象,懂得应酬的人往往都十分注意拜访的时机,这样不管是日常应酬,还是求人办事,都会收到不错的效果。那么,如何选择好拜访的时机呢?
1.拜访应选择适当的时间,如果双方有约,应准时赴约。万一因故不得不迟到或取消拜访,应立即通知对方。
2.到达拜访地点后,如果与接待者是第一次见面,应主动递上名片,或做自我介绍。对熟人可握手问候。
3.如果接待者因故不能马上接待,应安静地等候,有抽烟习惯的人,要注意观察该场所是否有禁止吸烟的警示。如果等待时间过久,可向有关人员说明,并另定时间,不要显得不耐烦。
4.谈话时开门见山,不要海阔天空,浪费时间。
5.与接待者的意见相左,不要争论不休。对接待者提供的帮助要致以谢意,但不要过分。
6.要注意观察接待者的举止、表情,适可而止。当接待者有不耐烦或有为难的表现时,应转换话题或口气;当接待者有结束会见的表示时,应立即起身告辞。
5.拜访时要提前预约
拜访作为一种很重要的应酬方式,是十分讲究的。没有人喜欢“天兵天将”式的突然拜访,因此,在拜访之前,要先和主人打好招呼,虽然这已经是常识,但在繁忙的现代生活中,提前预约显得非常重要。
现代人对于时间的安排,已经到了分秒必争的地步。区区5分钟、10分钟,对你来说也许不算什么,却可能造成对方的严重困扰。例如,工作中断,或在那之
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